What can social media do for your Organization
Posted by Keelan on February 8th, 2012 
Leave a Comment
The following information on what social media can do for your Organization is provided by CPRS Ottawa-Gatineau sponsor the .CA domain, which is managed by CIRA. The information is also available in English and French on CIRA’s website at http://cira.ca/my-ca/website-101/social-media/ and http://cira.ca/mon-ca/site-web-101/medias-sociaux/. The French version of this post is below.
Now that you’ve got a domain name and have decided to have a presence on the Internet, you might want to consider using social media.
Regardless of the size of your business or organization, social media could help you reach your goals. The use of sites like Facebook, Twitter and YouTube by Canadians is increasing rapidly.
The fact is, many of your customers or stakeholders are already using social media. If you aren’t, you might be missing out on a huge opportunity.
Social Media: How do I get Started?
1. Define your goal. Answer these questions:
What do you want to get out of social media? How will social media benefit your customers?
Are you going to use social media for customer service? Marketing? To raise awareness of your organization or product?
If you are a not-for-profit, are you going to use it to increase membership? Fundraising? To establish yourself as a thought leader?
By knowing what you want to accomplish using social media, it will make it a lot easier to decide what tools you want to use and how much time and money you will have to invest to achieve that goal.
2. Decide who is responsible for social media in your organization. Is social media the responsibility of the communications or marketing department? Is it a function for management?
Do not mistake social media users with social media managers. Just because someone uses Twitter or Facebook, that does not mean you want this person representing your organization. It is important to consider the person who runs your social media as a spokesperson – they will become the voice of your organization.
If your organization does have employees using social media, as organizational spokespersons or for personal use, you might want to consider developing guidelines for participating in social media.
3. Listen, then listen some more.
By spending some time upfront listening and observing what is being talked about and how it is being talked about, you can accomplish a couple of things:
- Identify which social media tools your customers are using, and therefore where to concentrate your efforts.
- Identify the key influencers who talk about your brand or industry. This may be helpful if you decide to engage influencers to help you spread your message.
- Learn the language and protocols of the various tools.
There are plenty of tools [--link to tools section--) available, free or for a fee, that can help you listen.
4. Develop a plan and make sure your objectives for social media link with your overall organizational/communications/marketing goals.
There's no point to using any tool if you don't have a reason to use it. Each tool has its particular function and appeals to a different user. By developing a plan, you will define how, why, when, and what tools will be used, and who will use them. You will know what you want to accomplish with social media, and also when you've accomplished it.
There are many agencies that will help you develop a strategy, and there are templates that you can find online.
A few important points:
Just because a tool exists does not mean you have to use it. By spending some time in the beginning listening, you can find out where your customers are. More importantly, not every tool is right for every person or every business; find what you are comfortable using.
Social media isn't an end, it is a means. Content still means something. You have to have something to talk about, or people won't listen to you.
Most importantly, social media is a commitment. Once you decide to start using it, you need to make sure you have the resources to do so for the long term.
Social Media Tools
These are the social media tools CIRA uses:
WordPress: An easy to use blog tool and publishing platform. CIRA's blog Public Domain is a Wordpress-based blog.
Twitter: A microblogging platform. Messages are limited to 140 characters. Twitter is useful for disseminating headlines, engagement with customers and supporters, gaining competitor insight, personalizing your organization, and customer service. There are a few Twitter accounts associated with CIRA, including @CIRA001, @CIRANews and @mebuell.
Facebook: A very popular social networking tool. Facebook groups are useful for sharing information, engagement with customers and supporters, personalizing your organization, and customer service. CIRA's Facebook page.
LinkedIn: A social networking tool primarily used by professionals. It can be very useful for sharing information, engagement with customers and supporters and recruiting. CIRA's LinkedIn group is available here.
SlideShare: A social networking site that allows users to share slide-based presentations. SlideShare is useful for organizations who wish to be established as thought leaders by sharing presentations/decks on key issues. CIRA's SlideShare account is available here.
Scribd: Described as a social publishing site, Scribd allows users to upload and share documents. Scribd is useful for organizations who wish to be established as thought leaders by sharing reports and research papers on key issues. CIRA's Scribd account is available here.
YouTube: A social networking service that allows users to upload and share videos. YouTube is a great tool for sharing information, customer service and video blogging. CIRA has a YouTube account.
Social Media Listening Tools
There are many tools to help you 'listen' to conversations on social media, some free and some not. CIRA also uses the following listening tools:
Google Alerts: A free service offered by Google, Google Alerts tracks news sites, websites, blogs, microblogs, image sharing sites, and video sharing sites.
Twitter Search: A free and easy to use service from Twitter that allows you to search tweets on a particular topic.
Radian6: A powerful social media listening tool available for a monthly fee.
========================================
En quoi les médias sociaux peuvent-ils être utiles pour mon organisation?
Maintenant que vous êtes titulaire d’un nom de domaine et que vous avez choisi d’être présent sur Internet, l’heure de recourir aux médias sociaux a peut-être sonné .
Peu importe l’envergure de votre entreprise ou de votre organisme, les médias sociaux pourraient se révéler des alliés pour l’atteinte de vos objectifs. La présence des Canadiennes et des Canadiens sur Facebook, Twitter et YouTube croît à bon rythme.
De fait, plusieurs de vos clients et d’autres personnes qui gravitent dans votre entourage utilisent déjà les médias sociaux. Si ce n’est pas votre cas, d’excellentes occasions pourraient vous glisser entre les doigts.
Médias sociaux : Par où commencer?
1. Définissez vos objectifs. Répondez à ces questions :
What do you want to get out of social media? How will social media benefit your customers?
Que souhaitez-vous retirer des médias sociaux? Qu’apportera à vos clients votre présence dans les médias sociaux?
Y ferez-vous appel pour assurer le service à la clientèle? Y mènerez-vous des activités de marketing? Comptez-vous sur ceux-ci pour augmenter la notoriété de votre organisation ou de votre produit?
Si vous représentez un organisme sans but lucratif, y aurez-vous recours pour augmenter le nombre de ses membres? Les médias sociaux deviendront-ils une source de financement? Les utiliserez-vous pour vous imposer comme maître à penser?
En déterminant les objectifs que vous poursuivez par ce moyen, il deviendra beaucoup plus facile de choisir vos outils et d’établir combien de temps et d’argent vous devrez investir pour les atteindre.
2. Désignez une personne responsable des médias sociaux. Les activités dans les médias sociaux relèvent-elles du service du marketing ou des communications? S’agit-il d’une tâche pour la direction?
Dans ce contexte, gardez-vous de confondre utilisateurs et gestionnaires. Qu’une personne soit active sur Twitter ou Facebook ne signifie pas qu’elle soit apte à y représenter votre organisation. La personne qui dirige vos activités dans les médias sociaux devient votre porte-parole, soit la voix de votre organisation. C’est pourquoi il importe tant de bien la choisir.
Si des membres de votre équipe les fréquentent, que ce soit comme porte-parole organisationnels ou à titre personnel, il sera judicieux d’établir des lignes directrices pour encadrer ces activités.
3. Tendez l‘oreille encore et encore.
Consacrer du temps à écouter ce dont les gens discutent et à observer la façon dont ils le font, vous placera sur
la bonne voie pour :
- Déterminer quels sont les médias sociaux utilisés par vos clients et par ricochet, savoir où concentrer vos efforts.
- Découvrir quels sont les influenceurs de premier plan qui s’expriment au sujet de votre marque ou de votre secteur d’activité. Il s’agit d’une information précieuse si vous envisagez d'y avoir recours pour propager votre message.
- Apprenez le langage et les protocoles des divers outils.
Il existe une profusion d’outils [--link to tools--], gratuits ou payants, pouvant vous aider à bien écouter.
4. Élaborez un plan et veillez à ce que vos buts en matière de médias sociaux soient alignés sur vos objectifs de communication et de marketing tout comme sur vos objectifs organisationnels.
Rien ne sert d’utiliser un outil si vous n’avez aucun motif de le faire. Chaque outil a sa propre vocation et attire des utilisateurs particuliers. En élaborant un plan, vous définirez ceux qui seront utilisés, ainsi que comment, pourquoi, quand et par qui ils le seront. Vous connaîtrez ainsi les objectifs de votre présence dans les médias sociaux et vous saurez quand ils seront atteints.
Plusieurs agences sont en mesure de vous aider à concevoir une stratégie, et des modèles sont offerts en ligne.
Quelques points à retenir :
L’existence d’un outil ne signifie pas que vous devez l’utiliser. Au départ, en prenant le temps de prêter l’oreille, vous découvrirez où se trouvent vos clients. Mais ce qui importe encore davantage, c’est qu’il existe un outil approprié pour chaque personne et pour chaque entreprise. Alors, à vous de découvrir celui qui vous convient.
Les médias sociaux sont un moyen et non une fin en soi. Il n’en reste pas moins que le contenu a son importance. Assurez-vous d’avoir quelque chose à dire, sans quoi les gens ne vous écouteront pas.
Fait encore plus important : la participation aux médias sociaux constitue un engagement. Le jour où vous décidez d’aller de l’avant, songez que vous devrez disposer des ressources pour vous en occuper, et ce, à long terme.
Médias sociaux
Voici les médias sociaux où l’ACEI assure sa présence :
WordPress: Il tient lieu de plateforme de publication et de blogue conviviaux. Le blogue de l’ACEI, Public Domain est fondé sur WordPress.
Twitter: Il s’agit d’une plateforme de microblogage. Les messages qu’on y échange ne peuvent comporter plus de 140 caractères. Twitter est utile pour disséminer les manchettes, maintenir le contact avec des clients et des sympathisants, obtenir de l’information sur vos concurrents, personnaliser votre organisation et assurer le service à la clientèle. L’ACEI est titulaire de quelques comptes Twitter, dont @CIRA001, @CIRANews et@mebuell.
Facebook: C’est un outil de réseautage social qui fait fureur. Les groupes Facebook sont pratiques pour partager de l’information, créer des liens avec des clients et des sympathisants, personnaliser votre organisation et assurer le service à la clientèle. Page Facebook de l’ACEI.
LinkedIn: Pour la plupart, ce sont des professionnels qui utilisent cet outil de réseautage social. Il peut se révéler précieux pour partager de l’information, rester en communication avec sa clientèle et ses sympathisants tout comme recruter. Le groupe LinkedIn de l’ACEI est accessible ici.
SlideShare: Il s’agit d’un site de réseautage social permettant aux utilisateurs de partager de l’information présentée sur des diapositives. SlideShare est utile pour les organisations qui souhaitent se tailler une place à titre de maîtres à penser en présentant des diaporamas sur des enjeux déterminants. Le compte SlideShare de l’ACEI est consultable ici.
Scribd: Décrit comme un site de publication communautaire, Scribd permet à ses utilisateurs de télécharger et de partager des documents. Scribd est utile pour les organisations désirant faire office de maîtres à penser en présentant des textes sur des enjeux déterminants. Le compte Scribd de l’ACEI est consultable ici.
YouTube: C’est un service de réseautage social qui permet à ses utilisateurs de télécharger et de partager des vidéos. Il est génial pour échanger de l’information, assurer le service à la clientèle et s’adonner au blogage vidéo. L’ACEI est titulaire d’un compte YouTube.
Outils de veille des médias sociaux
Il existe plusieurs outils, dont certains sont gratuits, vous aidant à « écouter » les conversations qui ont cours dans les médias sociaux. L’ACEI fait aussi appel aux outils de veille suivants :
Google Alerts: Un service gratuit offert par Google, Google Alerts assure le suivi des lancements de sites, des sites Web, des blogues, des microblogues ainsi que des sites de partage d’images et de vidéos qui traitent des questions qui vous intéressent.
Twitter Search: Il s’agit d’un service convivial et gratuit offert par Twitter. Il vous permet de rechercher les microbillets publiés sur un sujet particulier.
Radian6: Il s’agit d’un puissant outil de veille des médias sociaux offert en échange de mensualités.
