Canadian Centre on Substance Abuse Position Profile

Summary of Position

The Canadian Centre on Substance Abuse (CCSA) has a legislated mandate to provide national leadership and evidence-informed analysis and advice to mobilize collaborative efforts to reduce alcohol- and other drug-related harms.

The Production Manager is responsible for the planning, coordination, management and control of CCSA’s publication production process. CCSA produces a variety of bilingual products, including scientific/research papers and reports, communications materials, conference materials and toolkits, online documents, websites, PowerPoint presentations and videos. The Production Manager is accountable for ensuring that all CCSA products and deliverables are produced efficiently, meet the highest quality standards, and are delivered on time and to the satisfaction of internal clients. This position works in the Communications and Corporate Services (CCS) division and reports to the Director of CCS.

Key Accountabilities and Responsibilities

Production process:

• Manages the complete lifecycle of all published information, from creation to records repository
• Develops policies and procedures to guide product-development requirements
• Maintains quality-control standards in CCSA publications through adherence to established production processes and workflows
• Ensures delivery schedules are met and that full transparency on project status is maintained and communicated with staff, management and stakeholders
• Identifies and implements (in collaboration with members of the production team, the Director of CCS and other internal clients) quality-improvement efforts through adjustments to the production process
• Participates in annual planning to ensure early identification of product requirements and impacts on resources

Schedule monitoring and status reporting:

• Develops and maintains production calendar, logging all inbound production requests and reviewing timelines for conflicts or resourcing issues
• Updates production calendar status as products move through the production cycle
• Monitors and tracks delivery against planned schedule and works with team members to take corrective action when schedule slippage occurs
• Chairs weekly production meetings to ensure all jobs are tracking to timelines and to identify and address any scheduling or resourcing issues
• Manages the outsourcing of editing, translation and graphic design when external contractors might be used to alleviate resourcing issues

Production needs assessments and scheduling:

• Conducts needs assessment meetings with internal clients (and in collaboration with other members of the CCS team) to carefully scope out new work and negotiate approved schedules for completion of the work

Collaboration and service:

• Develops a collegial working relationship with team members and internal clients that enables constructive problem resolution when issues arise
• Develops and maintains strong working relationships with external contractors and suppliers based on trust, fairness and high standards of excellence
• Monitors the marketplace for competitive pricing, innovation, service and best practices

Product development:

• Works with CCSA divisional directors to determine delivery requirements for products
• Forecasts volume expectation for each product

Skills and Attributes

• Demonstrated ability to manage multiple complex priorities simultaneously, set priorities, and identify and address situations while meeting deadlines in a high-intensity department
• Superior process improvement and change management experience
• Experience managing the publication of journals, newsletters and books in bilingual formats
• Excellent writing, editing and proofreading skills
• Five (5) years of experience managing work of freelance editors, proofreaders, designers, printers and display manufacturers
• Excellent interpersonal, organizational, communications, negotiation and problem-resolution skills
• Demonstrated ability to work both independently and cooperatively with a high degree of initiative, responsibility, efficiency and enthusiasm
• Effective relationship-building skills, with superior ability to make things happen through the use of positive influence
• Fully developed analytical and reasoning skills
• Ability to understand, express and apply complex concepts and instructions relating to the production process
• High degree of computer skills, including all Microsoft Office products and Adobe Acrobat; experience with Adobe InDesign and Microsoft SharePoint is a significant asset
• Ability to communicate in both official languages is an asset

Education and Experience

• Five (5) to seven (7) years of relevant production experience
• Three (3) to four (4) years of experience managing professional staff
• Post-secondary diploma in business administration, marketing communications management or a related field.

Interested candidates should submit a résumé and covering letter by email to hr@ccsa.ca no later than January 6, 2012. We thank all respondents; however, only those candidates selected for an interview will be contacted.

====================

Description de poste Centre canadien de lutte contre l’alcoolisme et les toxicomanies

Résumé du poste

Le Centre canadien de lutte contre l’alcoolisme et les toxicomanies (CCLAT) a pour mandat législatif d’assurer un leadership à l’échelle nationale et de fournir des analyses et des conseils factuels afin de mobiliser les efforts de collaboration visant à réduire les méfaits liés à l’alcool et aux autres drogues.

Le ou la titulaire est chargé de planifier, de coordonner, de gérer et de surveiller le processus de production des publications du CCLAT. Le CCLAT crée une foule de produits bilingues, dont des rapports et articles scientifiques et de recherche, du matériel de communication et de conférence, des trousses d’outils, des documents électroniques, des sites Web, des présentations PowerPoint et des vidéos. Le gestionnaire s’assure que tous les produits et livrables du CCLAT sont produits avec efficacité, dans les délais et à la satisfaction des clients internes, tout en respectant les normes les plus élevées de qualité. Le ou la titulaire travaille dans la division Communications et services généraux (CSG) et relève du directeur de CSG.

Principales responsabilités et obligations redditionnelles

Processus de production

• Gérer le cycle de vie de toute l’information publiée, de la création à l’archivage
• Rédiger des politiques et procédures pour encadrer les besoins de développement des produits
• Assurer le contrôle de la qualité dans les publications du CCLAT en respectant les processus et étapes de production établis
• Veiller au respect des délais de livraison et communiquer avec transparence aux employés, aux directeurs et aux intervenants l’état de leurs projets
• Trouver et appliquer (en collaboration avec les membres de l’équipe de production, le directeur de CSG et d’autres clients internes) des mécanismes d’amélioration de la qualité en apportant des changements au processus de production
• S’assurer, par une planification annuelle, de cerner précocement les exigences relatives aux produits et les répercussions sur les ressources

Suivi du calendrier et rapports d’étape

• Tenir à jour le calendrier de production, consigner toutes les demandes de production et vérifier les délais pour éviter tout conflit ou problème de ressources
• Mettre à jour l’étape où en sont rendus les produits dans le calendrier de production
• Surveiller et vérifier la date de livraison par rapport à l’horaire prévu et collaborer avec les membres de l’équipe pour apporter des correctifs en cas de retard
• Présider les réunions hebdomadaires de production pour veiller au respect du délai de toutes les demandes et cerner et régler tout problème d’horaire ou de ressources
• Gérer le recours à des services externes de révision, de traduction et de graphisme quand cela aiderait à atténuer les problèmes de ressources

Évaluation des besoins et planification

• Tenir des réunions avec les clients internes (et en collaboration avec d’autres membres de l’équipe CSG) pour évaluer leurs besoins et ainsi définir l’ampleur des nouvelles demandes et négocier des échéances approuvées pour la réalisation du travail

Collaboration et service

• Créer des liens de collaboration avec les membres de l’équipe et les clients internes propices à une résolution de problèmes constructive
• Établir et entretenir des solides relations de travail avec des entrepreneurs et fournisseurs externes fondées sur la confiance, l’équité et de normes élevées d’excellence
• Suivre le marché pour trouver des prix compétitifs, des innovations, des services et des bonnes pratiques

Création de produits

• Collaborer avec les directeurs des divisions du CCLAT pour établir les exigences de livraison des produits
• Prévoir les quantités nécessaires pour chaque produit

Aptitudes et capacités

• Capacité manifeste à gérer simultanément de nombreuses priorités complexes, à établir les priorités et à cerner et régler les situations, tout en respectant les délais dans une division où l’intensité est grande
• Expérience supérieure en amélioration de processus et en gestion du changement
• Expérience dans la gestion de la publication de revues, d’infolettres et d’ouvrages bilingues
• Excellentes aptitudes en rédaction, en révision et en relecture d’épreuves
• Cinq (5) ans d’expérience dans la gestion du travail de réviseurs, correcteurs d’épreuves et graphistes pigistes, d’imprimeurs et de fabricants de présentoirs
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles, en organisation, en communication, en négociation et en résolution de problèmes
• Capacité manifeste à travailler seul et en équipe, tout en démontrant un niveau élevé d’initiative, de responsabilité, d’efficacité et d’enthousiasme
• Aptitudes efficaces à l’établissement de relations et capacité supérieure à obtenir des résultats en exerçant une influence positive
• Capacité pleinement développée d’analyse et de raisonnement
• Aptitudes à comprendre, à présenter et à utiliser des concepts et directives complexes en lien avec le processus de production
• Grandes connaissances en informatique, dont tous les produits Microsoft Office et Adobe Acrobat; expérience avec Adobe InDesign et Microsoft SharePoint est un grand atout
• Pouvoir s’exprimer dans les deux langues officielles est un atout

Formation et expérience

• Cinq (5) à sept (7) d’expérience pertinente en production
• Trois (3) à quatre (4) ans d’expérience dans la gestion de personnel professionnel
• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en gestion des communications commerciales ou dans un domaine connexe.

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur CV et lettre de présentation à hr@ccsa.ca au plus tard le 6 janvier 2012. Nous remercions tous ceux et celles qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour passer en entrevue.